Non-territorial Office
Kennzeichen des Non-territorial Office
Flexible, Markt- und Kunden orientierte Organisationskonzepte führen dazu, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben immer seltener am eigenen, persönlichen Arbeitsplatz erledigen. Die Arbeit findet in immer grösserem Umfang in Besprechungsräumen, beim Kunden oder Lieferanten, unterwegs oder zu Hause (in Verbindung mit Telearbeit) statt.
Der eigene Arbeitsplatz in der Unternehmens-Zentrale wird immer weniger genutzt. Unter diesen Umständen wird es unwirtschaftlich, jedem Beschäftigten dauerhaft einen persönlichen Arbeitsplatz zu reservieren und freizuhalten.
Deshalb – bei sporadischen Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters von nur zwei bis drei Tagen pro Woche im Unternehmen oder täglich zeitweiser Nutzung des Arbeitsplatzes, ist es sinnvoll über frei-wählbare Arbeitsplätze – dem sogenannten non-territorial Office – nachzudenken. Selbst ohne Einbeziehung typischer Telearbeitsformen verbringen dauerhaft 15 bis 20 % der Belegschaft ihre Arbeitszeit nicht an "ihrem" Büroarbeitsplatz. Gründe sind z. B. Dienstreisen, Meetings, Weiterbildung, Urlaub oder Krankheit.
Im Non-territorial Office wird die feste Zuordnung von Arbeitnehmern und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Arbeitsplätze werden zeitlich wechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die der Mitarbeiter. Damit ist das Non-territorial Office eine spezielle Form des Desksharing. Wie bei allen anderen Formen des Desksharing werden Arbeitsunterlagen zentral aufbewahrt (physisch oder digital). Für persönliche Gegenstände werden in der Regel mobile Caddies zur Verfügung gestellt.
Ihre zeitweisen Arbeitsplatz suche die Mitarbeiter im Non-territorialen Büro nach unterschiedlichen Kriterien: gewünschte Nähe zum Kollegen, aufgabenspezifische Anforderungen oder ähnliches. Die benötigten persönlichen Unterlagen werden vom Mitarbeiter in Form von Rollcontainern oder Aktenkoffern mit an den Arbeitsplatz gebracht.
Anforderungen an das Non-territorial Office
Grundsätzlich können alle Büroformen für das "Non-territorial Office" genutzt werden. Jedoch sind transparente und offene Bürostrukturen (Gruppenbüro, Kombi-Büro) eher zu empfehlen, da die Kommunikation der Mitarbeiter von diesen Raumformen eher unterstützt wird als von abgeschlossenen Büroformen. Wenn die Mitarbeiter schon nicht mehr ständig im Büro sind, kommt der intensiven Kommunikation bei Anwesenheit eine besondere Bedeutung zu.Die Anforderungen der Mitarbeiter an ihren zeitweisen "Non-territorialen Arbeitsplatz" sind sehr unterschiedlich. Während die Einen die intensive Kommunikation mit den Kollegen, den Vorgesetzten und dem Arbeitsteam suchen, suchen die Anderen die Denker-Zelle. Deshalb müssen im Non-territorial Office unterschiedliche Arbeitsplatz-Typen vorgehalten werden: abgeschirmte Einzelarbeitsplätze, Teamarbeits-Bereiche, Plätze für informelle Kommunikation in den Begegnungsbereichen oder Denk-Arbeitsplätzen in den Denker-Zellen– hierfür sind offene, frei zu möblierende Büro-Bereiche für 20 - 30 Arbeitsplätze am besten geeignet.
Der Verzicht auf den persönlichen Arbeitsplatz in der Unternehmenszentrale sehen viele Mitarbeiter als einen persönlichen Verlust an. Deshalb muss das "Non-territorial Office" sehr behutsam und in sehr vielen Gesprächen, Einzelgesprächen und Diskussionen vorbereitet werden, ehe eine Einführung möglich ist. Empfehlenswert ist es deshalb, mit der Einführung dieser Arbeitsweise dort zu beginnen, wo der persönliche Arbeitsplatz sowieso schon eine Seltenheit ist: beim Aussendienst, bei häufig abwesenden Beratern, bei Montageleitern usw.
Wirtschaftlichkeit
Durch Einführung Non-territorialer Arbeitsformen sind Einsparungen von bis zu 40% der Flächen für Arbeitsplätze möglich. Werden alle Mitarbeiter in das Konzept einbezogen können sogar bis zu 60% Flächenreduzierung erreicht werden. Dem stehen jedoch höhere Flächenbedarfe für Kommunikationszonen gegenüber. Denn wenn sich Mitarbeiter nur noch zeitweise an einem gemeinsamen Büroarbeitsplatz aufhalten steigt der Kommunikationsbedarf.Zuweisung von Arbeitsplätzen
Eine wichtige Frage bei der Einführung von Non-territorialen Arbeitsplätzen betrifft die Organisation: Wie findet der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz? Da es beim Desk Sharing keine feste Zuordnung von Mitarbeiter und Arbeitsplatz gibt, benötigt das Non-territoriale Büro geeignete Steuerungs- und Planungsinstrumente.Mögliche Lösungen sind:
- Hoteling-Software, die eine internetgestützte, von Zeit und Ort ungebundene Planung ermöglicht.
- Mit dieser Software können zum Beispiel Arbeitsplätze im Voraus belegt, Telefonnummern umgeleitet und Besprechungsräume reserviert werden. Auch Catering und Möblierungsvorgaben lassen sich damit steuern.
- Der Mitarbeiter kann im Vorfeld seinen Aufenthalt disponieren und für seine Aufgaben relevanten und erforderlichen Ressourcen buchen.
- Und schliesslich ist es auch möglich, einzelnen Unternehmensbereichen die Kosten für die Nutzung von Flächen und Services verursachungsgerecht zuzurechnen
(Quelle buero-forum.de)
